Frequently Asked Questions

Wie kann ich ein Projekt kopieren?

Anstatt ein Projekt zu kopieren, können Sie eine Vorlage erstellen und diese immer wieder benutzen. Mit diesem einfachen Trick können Sie vermeiden, wiederkehrende Aktivitäten oder Aufgaben immer wieder neu zu erstellen.

Gehen Sie zu Ihrer Projektliste, indem Sie auf das Hauspiktogramm (oben links) klicken und den Projekt-Kartenreiter wählen. Dann klicken Sie auf das Piktogramm, dass vor jedem Projekt zu sehen ist und wählen - vom gewünschten Projekt - "Vorlage erstellen". Geben Sie, in das Bestätigungsfeld, den Namen der neuen Vorlage ein und klicken Sie auf Vorlage erstellen.

Die Vorlage wird erstellt, indem das gewählte Projekt kopiert wird. Alle Projektrelevanten Daten werden kopiert: Aktivitäten (einschließlich aller Daten und zugewiesenen Stunden), Aufgaben, Meilensteine, Wiki. Dokumente werden nur kopiert, wenn Sie die Option im Bestätigungsfeld anklicken. Die Projektmitglieder werden in virtuelle Teammitglieder umgewandelt und der Projektplan ist eine genaue Kopie des Originals - mit der Außnahme, dass die fertiggestellt % "0" ist.

Jetzt können Sie ein neues Projekt mit Ihrer Vorlage erstellen.

Wie/ Wo kann ich meine Projekte archivieren?

Klicken Sie auf den Projekt-Kartenreiter, um die Liste mit allen offenen und abgeschlossenen Projekten zu sehen. Wenn ein Projekt fertiggestellt wurde, dann können Sie es archivieren, indem Sie auf das Piktogramm vor dem Projekt klicken und aus der Liste "Schließen" auswählen. Das Projekt wird dann automatisch in die geschlossene Projektliste verschoben. Alle Aktivitäten, Aufgaben, Meilensteine und Wiki Seiten, ... werden gespeichert. Wenn Sie das Projekt doch nocheinmal bearbeiten möchten, dann wählen Sie aus der Liste "erneut öffnen".

Wenn Sie Inhalte für ein neues Projekt verwenden möchten, dann können Sie eine Vorlage erstellen. Finden Sie mehr im Handbuch unter Templates (Vorlagen)

Wenn Sie keinerlei Informationen von Ihrem Projekt benötigen, dann können Sie das Projekt auch löschen.

Um ein Projekt zu löschen, muss es zu erst geschlossen werden. Schließen Sie ein Projekt, indem Sie auf das Piktogramm vor dem Projekt klicken und "Schließen" aus der Liste wählen.
Einmal geschlossen, benutzen Sie nochmals das Piktogramm (jetzt vor dem Projekt in der geschlossenen Projektliste) und wählen "Löschen".
Beachten Sie, dass ein Projekt, dass gelöscht wurde nicht automatisch wiederhergestellt werden kann. Der Planzone Support bietet aber einen kostenpflichtigen Service an, gelöschte Projekte wiederherzustellen. Wenn Sie den benötigen, dann kontaktieren Sie uns bitte.

Kann ich mehrere Aufgabenlisten haben?

Ja. In Planzone werde die Projektaufgaben nach Aktivitäten geordnet. Ein Projekt kann in verschiende Aktivitäten unterteilt werden. Diese Aktivitäten können wiederum in Unteraktivitäten und Unter-Unteraktivitäten gegliedert werden. Auf der Projekt-Aufgabenseite können Sie den "Aktivitätenbaum" auf der linken Seite sehen. Wenn Sie eine (Unter-)Aktivität anklicken sehen sie auf der rechten Seite die zugehörigen Aufgaben. Sie können Aufgaben einer anderen Aktivität zuordnen, indem Sie die Aufgabe anklicken und durch drag n´drop in eine andere Aktivität ziehen.

Kann ich mir die Aufgabenliste aller Teammitglieder anzeigen lassen?

Ja. Klicken Sie hierfür auf "Suche nach Zugewiesenem" (Teammitglied) in der Suchleiste oben rechts. Klicken Sie in das Suchfeld und wählen Sie das Teammitglied aus der Liste.

Wann sollte ich Aktivitätsabhängikeiten benutzen?

Diese Funktion ist geradezu perfekt, wenn nur Teile Ihres Projekts „Abschluss und Start-Abhängigkeiten“ haben. Das bedeutet, dass eine Aktivität nicht beginnen kann, bevor eine vorangehende Aktivität abgeschlossen ist.

Verzögert sich der Abschluss der ersten Aktivität, dann verzögert sich gleichzeitig der Start der folgenden Aktivität.

Sind meine Daten sicher in Planzone?

Wir versichern Ihnen, dass wir von Planzone alle, nur möglichen Vorkehrungen treffen, dass Ihre Daten immer sicher und verfügbar sind. Die Seite nutzt eine 256-bit SSL Verschlüsselung und Ihre Daten werden regelmäßig gespeichert (backed up). Bitte vergessen Sie nicht, dass Ihre Planzone Zugangsdaten (Name und Passwort) vertraulich sind und Sie diese umsichtig benutzen sollten.

Kann ich einen Zeitplan aus einer Microsoft Project Datei importieren?

Ja. Wenn Sie ein Projekt erstellen, können Sie die Option "Microsoft Project Datei importieren" auswählen und eine MPP/MPT Datei anbieten. Benutzen Sie diese Möglichkeit, wenn Sie bereits existierende Informationen aus einem Microsoft Project extrahieren wollen. Sie können eine MPP oder MPT Datei wählen, die im "Microsoft Office Project 2007" oder "Microsoft Office Project 2000-2003" Format gespeichert ist. Die Datei sollte nicht passwortgeschützt sein.

Die Aufgaben in der MPP/MPT Datei werden als Aktivitäten in den Planzone Projektplan importiert. Aufgaben, die unter dem fünften Level werden nicht übernommen und Daten werden auf ganze Tage gerundet. Aufgaben, die als Meilensteine markiert sind, werden als "richtige" Meilensteine importiert.

Die Ressourcen aus den MPP/MPT Dateien werden als virtuelle Teammitglieder in das Projektteam kopiert. Die zugewiesenen Aufgaben werden natürlich auch importiert.

Warum bekomme ich eine Warnung über ein ungültiges Format, wenn ich eine Microsoft Project Datei importieren möchte?

Wenn Sie ein Projekt erstellen und die Option "Microsoft Projekt Datei importieren" wählen, dann müssen sie eine MPP/ MPT Datei anbieten. Wenn Sie auf "Weiter" klicken, wird geprüft ob das Format gültig ist oder nicht.

Dieser Test funktioniert allerdings nur, wenn Ihr Computer die MPP/MPT Erweiterungen erkennt. Dies ist meistens der Fall, wenn Microsoft Projekt auf Ihrem Computer installiert ist. Wenn Microsoft Projekt nicht auf Ihrem PC installiert ist, dann werden Sie wahrscheinlich diese Warnung bekommen, können diese aber sicher übergehen.

Was sind die empfohlenen Schritte, um einen Projektplan zu erstellen?

Wenn Sie ein Projektplan erstellen möchten, dann tun Sie dies meistens von der "Zeitplan/ Projektplan" aus. Wir schlagen vor auf dieser Seite beginnen und die folgenden Schritte zu beachten, um einen Projektplan zu erstellen:

Unterteilen Sie Ihr Projekt in Aktivitäten
Der Projektplan wurde konzipiert, um Ihnen zu helfen das Projekt in verschiedene Phasen (Aktivitäten oder Unteraktivitäten) einzuteilen. Diese übergeordnete Organisation, die normalerweise die Hauptprojektphasen anzeigt, können Sie nutzen, um mit Ihren Kollegen, Chefs oder Kunden zu kommunizieren. Erstellen Sie diese Hauptprojektphasen (Aktivitäten) zu erst. Später können Sie immer noch weiter ins Detail gehen.

Schätzen Sie die Dauer und planen die Start- und Abschlussdaten Ihrer Aktivitäten
Erstellen Sie den Projektplan, indem Sie Aktivitäten hinzufügen und die Start- und Abschlussdaten planen.

Aktualisieren und reorganisieren Sie Ihre Aktivitäten
Sobald Sie eine Aktivität erstellt haben, können Sie Daten und andere Informationen jederzeit aktualisieren, indem Sie auf den Namen der Aktivität klicken. Wenn Sie die Aktivitäten im Projektplan nach oben oder unten verschieben möchten, dann nutzen sie das Piktogramm vor jeder Aktivität.

Wählen Sie "Für optimale Anzeige skalieren"
Der Projektplan zeigt Ihnen einen Überblick über das Projekt zu einem bestimmten Zeitpunkt oder über eine bestimmte Zeitdauer. Sie können die Anzeige verändern, indem Sie die Navigationspfeile benutzen oder aus oder in den Projektplan scrollen.

Überwachen Sie den Projektfortschritt
Sie können den Projektfortschritt jeder Aktivität festhalten, indem Sie "fertiggestellt %" eintragen. Der Fortschritt wird als weißer Balken in den blauen, bzw grünen Balken angezeigt. (Blauer Balken = ohne Ressource, grüner Balken = einer Ressource zugeteilt).

Ressourcenplanung
Wenn Sie Ihre Ressourcenplanung beginnen möchten, dann können Sie allen Ressourcen eine bestimme Zeitdauer (Stunden), die an einer Aktivität gearbeitet werden soll, zuordnen. Ressourcen können Mitglieder Ihres Projektteams, Außenstehende, als auch Ausstellungsräume, Autos usw. sein. Sie bestimmen Ihre Ressourcen im "Verzeichnis" Ihrer Planzone. Die zugewiesenen Stunden können mit der Verfügbarkeit der Ressource verglichen werden, um einen realistischen Zeitplan zu erstellen. Jetzt können Sie (oder Ihre Teammitglieder) Ihren eigenen Aufgabenfortschritt in jeder Aktivität festhalten. Planzone berechnet dann, den gesamten Aufgabenfortschritt des Projekts. Natürlich können Sie zu jeder Zeit die zugewiesenen Stunden verändern, gegebenenfalls anpassen, und neue Ressourcen einteilen. Für all diese Vorgänge öffnen Sie die detaillierte Aktivitätenseite, indem Sie auf den Namen der Aktivität klicken.

Aber zu allererst klicken Sie auf die "Neue Aktivität erstellen" Schaltfläche, um Ihre erste Projektaktivität zu erstellen!

Was ist ein Dokumenten-Kennzeichen (Tag) und wofür werden sie gebraucht?

Kennzeichen (Tags) sind Schlagwörter oder Sätze, die mit dem Dokument in Zusammenhang gebracht werden und die bei der Suche behilflich sein können. Um einen Tag hinzuzufügen, klicken Sie auf den Namen des Dokuments, jetzt gelangen Sie auf die Detailseite des Dokuments. Geben Sie die Schlawörter in die Kennzeichenspalte ein. Um die Änderungen zu speichern, klicken Sie auf "Kennzeichen hinzufügen". (Sätze werden als ein einziges Kennzeichen gespeichert.)

Wenn Sie jetzt auf das Kennzeichen klicken, werden Sie auf die Dokumentenliste zurückgeleitet auf der nun alle Dokumente, die dieses Kennwort enthalten (und zu denen Sie Zugriffsrechte haben), aufgelistet sind.

Sie löschen ein Kennzeichen, indem Sie auf das Sternpiktogramm klicken.

Wenn ich eine Vorlage lösche, lösche ich dann auch die Projekte, die ich damit erstellt habe?

Nein. Planzone macht eine Kopie von allen Informationen der Vorlage und benutzt diese für die Erstellung neuer Projekte. Die Vorlagen und Projekte, die von dieser Kopie erstellt wurden, sind nicht verknüpft.

Wenn ich in meiner Planzone eine Vorlage lösche, die ich veröffentlicht habe, lösche ich dann auch die öffentliche Vorlage?

Nein. Die öffentlichte Version der Vorlage ist eine Kopie. Sie wird nicht gelöscht, wenn Sie die Vorlage in Ihrer Planzone löschen.

Wenn Sie die öffentlichte Version Ihrer Vorlage löschen möchten, dann klicken Sie auf "Zurückziehen" in der Vorlagenliste.