Glossar

Hier finden Sie die Definitionen zu den gebräuchlichsten Begriffe in Planzone

Abkürzungen (Shortcuts)

Diese Piktogramme unter dem Planzone Navigator erlauben Ihnen - von jeder Seite der Planzone -
schnell eine E-mail an eine andere Planzone zu versenden, eine Aufgabe für Ihr Projekt zu erstellen oder einen Kommentar zu einen Projekt zu schreiben.

Aktivität

Eine Aktivität ist eine bestimmte Zeitphase mit Start- und Abschlussdaten in einem Projektplan.
Aktivitäten können hirarchisch angeordnet werden, so dass Oberaktivitäten, Unteraktivitäten bis zu fünf Ebenen haben können. Aktivitäten können einer oder mehreren Ressourcen zugeordnet werden. Außerdem können Sie jeder Ressource eine bestimmte Anzahl an Arbeitsstunden zuweisen.

Alle Projektaktivitäten werden auf der Zeitplan Seite aufgelistet. Aktivitäten, die einem Teammitglied zugewiesen wurden, werden auf der persönlichen Meine Aktivitäten Seite angezeigt.

Aufgabe

Eine Aufgabe ist ein Auftrag, der abgeschlossen werden muss. Dieser Auftrag steht immer im Zusammenhang mit einem Planzone Projekt. Die Aufgaben können verschiedene Prioritäten und Fälligkeitsdaten besitzten und einem oder mehreren Projektteammitgliedern zugewiesen werden. Die Aufgabe muss niemandem zugewiesen werden, das bedeutet, dass sie von jedem vervollständigt werden kann.

Jedes Projekt hat eine Aufgabenliste. Die Aufgaben können nach Aktivitäten geordnet werden.
Jedes Planzone Mitglied findet seine/ ihre persönliche Aufgabenliste (in alphabetischer Reihenfolge) auf der Homepage unter Meine Aufgaben.

Benachrichtigungen

Alarme sind Benachrichtigungen von Aktionen, die Ihre Planzone oder deren Mitglieder betreffen. Auf Ihrer Homepage können Sie - nach Zeitdauer - wählen, wieviele Benachrichtigungen angezeigt werden sollen. Es gibt zwei verschiedene Arten von Benachrichtigungen: "persönliche" und "öffentliche".

"Persönliche" Benachrichtigungen werden direkt von Ihren Aktionen abgeleitet oder generiert,
wenn die Aktionen von anderen Sie direkt betreffen.

"Öffentliche" Alarme sind Benachrichtigungen von Aktionen, die die gesamte Planzone Community betreffen.

Diskussion

Diskussionen können den verschiedensten Funktionen in Planzone zugeordnet werden.
Bei Aufgaben und Meilensteine wird der Titel der Aufgaben/ Meilensteine als Diskussionsbetreff genutzt. Projekte, Dokumente und Aktivitäte können mehrere Diskussionen mit verschiedenen Themen haben. Jedes Projektmitglied kann eine Diskussion beginnen und/ oder einen Kommentar hinzufügen.

Dokument

Ein Dokument ist eine Datei, die im Dokument-Management-Arbeitsbereich in jeder Planzone gespeichert wird. Dieser Bereich kann in Ordner unterteilt werden. Wenn eine neue Datei hochgeladen wurde, dann wird eine Version des alten Dokuments in der Historie gespeichert. Es können Dokumente jeden Formats und bis zu 200 MB hochgeladen werden.

E-mail Berichte

Das sind speziell formatierte E-mails die vom Planzone-Service versendet werden und Ihre
Planzone oder Projektaktivitäten betreffen. Die Häufigkeit der Berichte kann von jedem Planzonemitglied in Mein Konto und "Einstellungen für E-mail Berichte bearbeiten" selbst bestimmt werden.

Momentan gibt es nur einen Bericht, den Planzone Aktivitätsbericht. Das ist eine Zusammenfassung aller Aktionen, die seit dem letzten Bericht in der Planzone vorgefallen sind. Weiterhin werden Sie über alle wichtigen/ überfälligen Aufgaben oder Aktivitäten informiert.

Gruppe

Projektmitglieder oder Planzone Mitglieder können in verschiedene Gruppen geordnet werden.
Diese Gruppen können Sie nutzen, um E-mails zu verschicken oder Aufgaben und Aktivitäten zu verteilen.

Kennzeichen (Tags)

Das ist ein Schlagwort oder ein Hinweis, dass mit den Inhalt eines Dokuments hinweist. Ein oder mehrere Kennzeichen können auf der Detailseite des Dokuments hinzugefügt werden. Alle Dokumente können dann nach Kennzeichen gesucht werden.

Meilensteine

Ein Meilenstein ist ein wichtiges Datum in dem Leben eines Projekts. Oft steht es im Zusammenhang mit einer Deadline oder einer Veranstaltung.
Nur Benutzer mit der Zugangsberechtigung "Projektmanager" können Meilensteine in einem Projekt erstellen und/oder verändern.

Mein Konto

Bietet Ihnen eine Reihe von Möglichkeiten Ihre Planzone-Einstellungen an Ihre Bedürfnisse anzupassen. Sie können diese Einstellungen ändern, indem Sie auf Mein Konto rechts oben klicken. Hier finden Sie folgende Optionen:

Profil - Optionen, um den Namen des Mitglieds, die E-mail Adresse und das Bild zu verändern.

Einstellungen - Optionen, um die Sprache, die Zeitzone, das Format der Zeit und Daten einzustellen.

Passwort ändern - Möglichkeit das Passwort des Mitglieds zu ändern.

Einstellungen für E-mail Berichte - Optionen, um die Häufigkeit und die Art, der von Planzone generierten Berichte einzustellen.

Benachrichtigungseinstellungen - Möglichkeit, Benachrichtigungen ein- und auszustellen, sowie die Form der Benachrichtigung (nur in der Planzone und/oder als E-mail) zu wählen.

Hilfeeinstellungen - Option den Schnellstart-Assistent ein- oder auszuschalten.

Menüs

Es gibt fünf verschiedene Menüs innerhalb des Planzone Services:

Planzone Navigator - das ist das Hauptmenü, das auf allen Planzoneseiten, oben links angezeigt wird. Oben wird die Planzone (mit Logo) angezeigt, die momentan ausgewählt wurde. Wenn Sie auf diesen Bereich klicken, dann werden Sie zu jeder Zeit auf Ihre Homepage zurückgeleitet. Weiter unten können Sie auf Ihre offenen Projekte zugreifen, in dem Sie eines aus der Aufklappliste auswählen.

Über diesem Menü finden Sie den Link Andere Planzones. Benutzen Sie ihn, wenn Sie zu einer anderen Planzone wechseln möchten oder wenn Sie eine Neue erstellen möchten. Mit dem Link Administration können Sie auf die Administrationsfunktionen der Planzone zugreifen. 

Kartenreiter - alle Kartenreiter, die Sie oben auf Ihrem Bildschirm sehen, funktionieren wie ein Menü. Dieses Menü verändert sich, wenn Sie sich in einem Projekt befinden, auf Ihrer "Homepage" sind oder in der "Administration" arbeiten.

Ansicht(en) - einige Kartenreiter haben verschiedene Ansichten, die Ihnen die Informationen auf verschiedene Arten anzeigen. Wenn vorhanden, dann werden die Ansichten direkt unter den Kartenreitern angezeigt. Falls es keine Ansichten gibt, finden Sie unter den Kartenreitern ein Suchfeld.

Seitenmenü - Diese Piktogramme finden Sie auf der rechten Seite unter den Kartenreitern und Ansichten. Wenn vorhanden, dann können Sie verschiedene Handlungen, wie zum Beispiel das Drucken und Exportieren von Daten in Excel oder das Abonnieren von RSS-Feeds ausführen.

Planzone Service Menü - dieses Menü finden Sie ganz oben rechts einer jeden Planzoneseite.
Hier können Sie Ihre persönlichen Einstellungen verändern und auf den allgemeinen Planzone Service (Hilfe, Feedback, Forum) zugreifen.

Nichtverfügbarkeit

Das ist eine Zeitspanne, in der ein Planzone Mitglied keiner Aktivität zugeordnet werden kann.
Die Nichtverfügbarkeit eines Mitglieds (Feiertage, Wochenenden...) muss für jede Planzone einzeln eingestellt werden, in der die Person Mitglied ist. Diese Zeitspannen können im Wochen- und Urlaubskalender in "Meine Nichtverfügbarkeit" unter Mein Zeitplan eingestellt werden. Weitere Nichtverfügbarkeiten können manuell eingegeben werden.

Ordner

Ein Ordner ist ein Ablagebereich, auf den gemeinsam zugegriffen werden kann. Sie finden diese unter dem Kartenreiter Dokumente. Die Ordnernamen werden auf der linken Seite der Dokumentenliste angezeigt. Im "Öffentliche Ordner" werden standardmäßig alle Dokumente gespeichert, die hochgeladen werden. Projektmanager können weitere Ordner erstellen und die Dokumente in Ordner sortieren. Weiterhin können Projektmanager Zugangsberechtigungen zu den verschiedenen Ordner - für jedes Projektmitglied - bestimmen.

Planzone

Eine Planzone ist ein kollaborativer Arbeitsplatz, der von einem Benutzer gegründet wird (Planzone Besitzer) und in den andere Benutzer eingeladen werden können, um an Projekten zu arbeiten.

Jede Planzone besitzt ein Abonnement, das die maximale Anzahl der eingeladenen Planzone Mitglieder, der erstellten Projekte und den Speicherplatz für Dokumente festlegt. Der Planzone Besitzer kann ein größeres Abonnement bestellen und so die Anzahl der Mitglieder, Projekte und den Speicherplatz erweitern.

Planzone Administrator

Ein Planzone Administrator ist ein Benutzer, der alle Zugriffsrechte in einer Planzone hat. Er kann die Planzone Einstellungen verändern (Name, Logo) und alle Planzone Mitglieder managen.
Weiterhin kann er Projekte gründen, Vorlagen erstellen und hat Projektmanagement-Berechtigungen in allen Projekten einer Planzone.

Ein Planzone Besitzer ist standardmäßig der einzige Administrator einer Planzone. In großen Unternehmen kann es allerdings nützlich sein, wenn mehrere Administratoren eingesetzt werden. Darum kann der Projekt Besitzer einem anderen Planzone Mitglied die Administrator-Rolle geben und jeder Administrator kann wiederum die Administrator-Rolle an weitere Planzone Mitglieder übertragen.

Planzone Benutzer

Ein Planzone Benutzer ("Planzoner") ist eine Person, die den Planzone Service nutzt. Ein Planzoner wird durch seine E-mail Adresse identifiziert. Diese Adresse wird für die Anmeldung und für Benachrichtigungen genutzt. Ein Planzoner kann Mitglied in verschiedenen Planzones sein, aber er behält in jeder Planzone das gleiche Profil.

Planzone Berechtigungen

Jedes Projektteammitglied hat bestimmte Projektberechtigungen. In Planzone gibt es die folgenden Berechtigungen (nach aufsteigender Wichtigkeit sortiert): "Nur ansehen", "Ansehen und bearbeiten" und "Projektmanagement". Der Projektbesitzer hat immer Projektmanagement-Berechtigungen. Allerdings kann dieses Recht auch einem anderen Projekttemmitglied übertragen werden, so dass die Verantwortung geteilt wird.

Planzone Besitzer

Ein Planzone Besitzer ist der Nutzer, der eine Planzone gegründet hat. Er/ Sie hat als Einzige/r das Recht das Planzone Abonnement zu verändern.

Planzone Mitglied

Ein Planzone Mitglied ist ein Benutzer, der eine Einladung von einem anderen Planzone Mitglied erhalten und akzeptiert hat.
Einem Planzone Mitglied können Administrator-Rechte von einem Administrator übertragen werden.

Planzone Rollen

Eine Planzone Rolle beinhaltet eine Reihe von ""Erlaubnissen"" in einer Planzone. Jedem Mitglied wird eine Planzone Rolle zugeordnet.

In Planzone gibt es folgende Rollen (nach aufsteigender Wichtigkeit geordnet): Mitglied, Administrator und Planzone Besitzer

Projekt

In einem Projekt organisieren und kommunizieren mehrere Benutzer über Ihre Arbeit, um ein gemeinsames Ziel zu erreichen. Ein Projekt wird in einer Planzone angelegt. Es wird von einem Projektbesitzer verwaltet und von Benutzern bearbeitet, die wir Projekt(team)mitglieder nennen.

Projekt Besitzer

Ein Projektbesitzer ist ein Benutzer, der für ein Projekt verantwortlich ist. Er hat immer die Projektmanagement Rechte und kann alle Projektinformationen bearbeiten und neue Projektmitglieder einladen. Für jedes Projekt gibt es nur einen Projektbesitzer (zu einem bestimmten Zeitpunkt).

Projektteam Mitglied

Ein Projektteammitglied ist ein Benutzer, der angewiesen wurde in einem Projekt zu arbeiten. Das bedeutet, dass er/sie vorher zum Projekt eingeladen wurde und dann vom Projektbesizter (oder jedem anderen mit Projektmanagement-Berechtigungen) dem Projektteam zugeordet wurde.
Alle Projektteammitglieder können die Daten des Projekts einsehen. Die Berechtigungen bestimmen nur, ob das Teammitglied Daten bearbeiten darf und welche Daten er/sie bearbeiten darf.

Ressourcen

Eine Ressource ist eine Einheit, die nur eine beschränke Verfügbarkeit besitzt und die (im Projektplan) einer Aktivität zugewiesen werden muss. In Planzone gibt es zwei verschiedene Ressourcen:

"Belegschaft" Ressourcen = Planzone Mitglieder,

"Andere" Ressourcen = Materialien, Firmenwägen, Forbildungsräume, Computer... Diese Anderen Ressourcen werden für alle Projekte definiert und mit allen Projekten geteilt.

Virtuelles Teammitglied

Ein virtuelles Teammitglied ist ein fiktives Projektteammitglied. Dieses Teammitglied kann von Projektmanagern erstellt werden und als Platzhalter für "reale" Personen eingesetzt werden.
Aufgaben und Aktivitäten können virtuellen Teammitgliedern zugewiesen werden. Virtuelle Teammitglieder können zu jeder Zeit im Leben eines Projekts durch ein reales Teammitglied ersetzt werden.

Vorlage

Eine Vorlage ist eine Standartprojektstruktur. Sie beinhaltet virtuelle Teammitglieder, Aktivitäten, Meilensteine, Aufgaben, Dokumente und Wiki-Seiten.
Eine Vorlage ist in einer Planzone definiert und kann nur in dieser Planzone verwendet werden. Allerdings können Sie eine Vorlage veröffentlichen und so für die gesamte Planzone Community zugänglich machen (oder für eine Ihrer anderen Planzones verwenden). Projektvorlagen wurden entwickelt, damit Sie ähnlich strukturierte Projekte zeitsparend erstellen können.

Wiki

Ein Wiki ist eine Sammlung von Webseiten (Artikeln), die ein Planzone Mitglied verändern oder hochladen kann. Diese Seiten beinhalten Texte, Bilder und Links, die eine interne (im Planzone Wiki) also auch externe (WorldWideWeb) Navigation erlauben. Es ist außerdem möglich eine Hauptseite, als auch ein Wiki Menu zu definieren. Für jedes Projekt gibt es ein zugehöriges Wiki.

Zeitrückmeldung

Meine Zeitrückmeldung:
Jedes Teammitglied hat eine individuelle Zeitrückmeldung (Meine Zeitrückmeldung) in Form einer Tabelle. Diese Tabelle zeigt die "vergangene Arbeitszeit" an einem Projekt oder einer Projektaktivität an. Am Ende jeden Tages kann das Teammitglied die Zeitrückmeldungstabelle ausfüllen und angeben wieviele Stunden es an einer Aktivität oder einem Projekt gearbeitet hat. Um diese Informationen für den Projektmanager sichtbar zu machen, muss auf "Bestätigen" geklickt werden. Der Projektmanager sieht dann in der Projektzeitrückmeldung die Arbeitszeiten je Aktivität/ Projekt des Teammitglieds. Bei Rückfragen kann der Projektmanager, als auch das Teammitglied eine Diskussion beginnen, die nur für diese beiden Planzonemitglieder einsehbar ist.

Projektzeitrückmeldung:
Die Projektzeitrückmeldung ist eine Tabelle, in der der Projektmanager die Zeitrückmeldungen aller Teammitglieder mit der zugewiesenen Arbeitszeit und den verbleibenden Stunden sehen kann. Nachdem ein Teammitglied seine/ ihre Zeitrückmeldung bestätigt hat kann der Projektmanager die Zeiten integrieren und gleichzeitig die verbleibende Arbeitszeit (in Stunden) im Auge behalten. Bei Rückfragen, wie Arbeitszeitverlängerung kann der Projektmanager oder das Teammitglied eine Diskussion starten.

Von jetzt an kann ein Projektmanager sehen, wie lange ein Teammitglied arbeiten muss, um eine Aktivität fertigzustellen. Das heißt, dass bei folgenden Projekten mit gleichen Aktivitäten eine bessere Kalkulation erstellt werden kann, da Richtwerte von vorherigen Projekten vorhanden sind. Folglich können diese Zeitrückmeldungsdaten die Kosten für Mitarbeiter sichtbar machen und damit zu einer besseren Finanzplanung führen.

Zuordnung

Eine Zuordnung ist eine bestimmte Zeitdauer, die einer Ressource zugeordnet wurde, damit eine Projektaktivität fertiggestellt wird. Aktivitäten können mehrere Zurodnungen haben. Zuordnungen von Unteraktivitäten werden zusammengefasst und einer Oberaktivität zugeschrieben.

Zuweisung

Zuweisungen werden Projektaktivitäten zugeschrieben, die von einem bestimmten Teammitglied ausgeführt werden sollen. Zuweisungen werden von einem Projektmanager vergeben. Aktivitätszuweisungen unterscheiden sich von Aufgabenzuweisungen, da bei den Aufgabenzuweisungen noch ein Fälligkeitsdatum zu beachten ist.